Google Spreadsheets : comment rendre les feuilles de calcul plus performantes qu’Excel ?

Excel est connu pour être un excellent outil pour travailler avec des feuilles de calcul, des graphiques, des fonctions et d’autres ressources. Si vous l’utilisez ou l’avez déjà utilisé, vous savez combien il est important d’avoir des connaissances de base et avancées en Excel.

Quoi qu’il en soit, dans certaines occasions, nous devons travailler avec des feuilles de calcul sur des ordinateurs qui n’ont pas Excel d’installé. Avec cela, Google a apporté la possibilité d’agir en ligne avec des feuilles de calcul et d’autres documents gratuitement. Ce qui est cool, c’est que la logique des tableurs de Google est la même, donc si vous connaissiez déjà Excel, vous n’aurez pas besoin de tout réapprendre, il a déjà une structure très similaire.

Mais savez-vous comment utiliser les feuilles de calcul de Google (ou Excel) ? En y réfléchissant bien, on a séparé les choses étape par étape afin que vous puissiez vous familiariser avec cet outil et l’utiliser pour faciliter vos activités quotidiennes si nécessaire. Suivez notre article et apprenez à utiliser les feuilles de calcul de Google !

Étape 1 : Connexion au site

La première étape pour accéder aux feuilles de calcul de Google est le lien suivant : https://drive.google.com

À ce stade, pour accéder à Google Drive (application qui gère et stocke les fichiers), vous devez obtenir un compte de courrier électronique dans Gmail. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez le créer gratuitement en accédant au lien suivant : gmail.com

Une fois que vous avez fourni votre compte Gmail, il suffit d’accéder au lien Google Drive et de cliquer sur le bouton “Go to Google Drive”. De cette façon, la connexion se fera avec le compte de messagerie créé ou existant. Après vous être connecté, un nouvel écran apparaîtra comme ci-dessous :

Étape 2 : Création de fiches

Après avoir accédé au Google Drive, cliquez sur le bouton “Nouveau” en haut à gauche de l’écran et choisissez l’option “Google Spreadsheets” comme indiqué ci-dessous :

Un nouvel onglet de navigateur sera ouvert, dans lequel le tableur similaire à celui de Microsoft Office sera affiché.

Étape 3 : Utilisation du tableur

Après avoir accédé à la feuille de calcul de Google, vous pouvez ainsi constater que les fonctionnalités, bien que restreintes, sont toujours presque les mêmes que celles de Microsoft Excel. Dans l’image ci-dessous, on a un exemple simple de l’utilisation du tableur où on calculera la commission de chaque vendeur sur la base du total des ventes.

Avec cela, on va insérer simplement la fonction suivante.

À la fin de la fonction, il suffit d’appuyer sur la touche Entrée et de vérifier le résultat.

Grâce à la poignée de remplissage, nous pouvons encore reproduire la formule pour les autres cellules.

Important : les fonctionnalités de Google Drive seront affichées en anglais. Dans ce cas, on vous recommandera de consulter les traductions des fonctions (anglais – portugais) mentionnées dans cet article.

Étape 4 : Sauvegarde et changement de nom

Après avoir créé la feuille de calcul, vous pouvez voir que Google enregistre automatiquement toutes les opérations effectuées. Cela ne risque pas de perdre les informations créées en cas de panne du navigateur ou de tout autre problème. De cette façon, la feuille de calcul sera visible sur un bureau, directement sur la page d’accueil.

Dans tous les cas, il est recommandé de renommer la feuille de calcul avec le nom souhaité pour une meilleure identification ultérieure. Pour ce faire, il suffit d’accéder à : Guide Aquivo.

Un nouveau guide sera ouvert. Dans ce cas, il suffit d’entrer le nom souhaité et de cliquer sur OK et la feuille de calcul sera enregistrée avec le nouveau nom.

Étape 5 : Partager la fiche de travail

Pour partager la feuille de calcul avec d’autres personnes, il suffit de cliquer sur le bouton “Partager” situé dans le coin supérieur droit, comme le montre l’image ci-dessous :

Ainsi, une nouvelle fenêtre s’ouvrira, dans laquelle il sera possible de la partager avec des personnes spécifiques en entrant leur adresse électronique dans le champ prévu à cet effet.

Si vous souhaitez laisser la feuille de calcul accessible et modifiable pour l’ensemble du public, il vous suffit d’accéder à l’option Avancé comme le montre l’image ci-dessous.

Sélectionnez ensuite l’option “Changer”.

Enfin, sélectionnez l’option “Activé – Public Web” et cliquez sur “Enregistrer”.

Notez que Google permettra de partager la feuille de calcul par le biais d’un lien ou de réseaux sociaux.

Note : Pour accéder à nouveau à la feuille de calcul après sa fermeture, il suffit de se connecter au lecteur Google et d’accéder et de cliquer sur le fichier souhaité dans l’option “Mon lecteur”.

Grâce aux connaissances acquises ici, il a été possible de connaître les étapes de base pour utiliser Google Spreadsheets.

Applications possibles :

À ce stade, vous vous demandez peut-être quels types de tableurs seraient bien utilisés dans Google Sheets. Je vais donc énumérer ci-dessous quelques applications que nous pensons utiles pour votre entreprise :

Tableur pour le contrôle des coûts et des dépenses : c’est le type d’utilisation le plus courant des tableurs dans Google. Vous pouvez faire une liste rapide avec une formule totale et aussi classer les dépenses pour la gestion de votre entreprise et de votre maison. Certaines personnes appellent également ce type de tableur “budget personnel” ou “tableur de contrôle des dépenses mensuelles”.

Tableur de contrôle des stocks : avec une structure de tableur des coûts très similaire, vous pouvez créer une liste rapide de tous les articles de votre inventaire avec les dates de réception et d’émission pour contrôler votre flux et le moment du rachat. Si vous êtes intéressé par ce type d’inventaire pour excel, voir ce lien notre modèle de tableur prêt à l’emploi.

Tableur de contrôle financier : en faisant légèrement évoluer le tableur des coûts/dépenses, en ajoutant le contrôle des recettes, vous pouvez tranquillement faire une feuille de calcul financière complète de votre entreprise grâce aux tableurs Google.

Quoi qu’il en soit, il convient de mentionner que cet outil présente certaines restrictions de ressources par rapport à Microsoft Excel. D’autre part, il devient une excellente ressource lorsque vous n’avez pas Excel installé dans un ordinateur ou encore pour la flexibilité de pouvoir partager les feuilles de calcul avec d’autres personnes et de pouvoir y accéder dans tout appareil ayant une connexion Internet.