Tout savoir sur le fonctionnement de Google Drive

Publié le : 05 octobre 202012 mins de lecture

Pour effectuer un travail important, vous devez partager certains fichiers avec d’autres personnes de votre bureau, mais comme vous ne connaissez pas très bien le vaste monde informatique, vous n’avez aucune idée des outils à utiliser. Vos collègues vous ont suggéré d’utiliser Google Drive, mais c’est la première fois que vous entendez parler de cet outil.

Comment créer un compte Google ?

La première chose que vous devez savoir est que pour utiliser Google Drive, vous devez créer un compte Google. Ce processus préliminaire est essentiel pour pouvoir utiliser le service de stockage dans le nuage développé par la société Mountain View. Au cas où vous n’auriez pas encore fait cette procédure préliminaire. Veuillez également noter que la création de comptes Google sera également utile plus tard, car vous pouvez également utiliser le compte créé pour accéder à tous les autres services Google tels que Gmail et Youtube.

Pour créer un compte Google, vous devez vous connecter à la page google.com et cliquer sur le lien Connexion en haut à droite. Sur la page qui s’ouvre, vous devez cliquer sur l’élément Plus d’options, puis sur le bouton Créer un compte dans le menu qui s’ouvre. À ce stade, vous devrez remplir le formulaire qui vous sera proposé et suivre les instructions qui s’afficheront à l’écran pour effectuer correctement la procédure de création d’un compte Google. Si vous avez déjà un compte Google, vous pouvez passer directement à l’étape.

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Comment accéder à Google Drive ?

En ce qui concerne le fonctionnement pratique de Google Drive, il faut savoir comment utiliser ce service via le Web, par le biais du navigateur que vous utilisez pour surfer sur Internet. Pour accéder à Google Drive et commencer à l’utiliser, vous devez d’abord vous connecter à la page d’accueil du service. Une fois affichée, cliquez sur le bouton aller à Google Drive pour accéder au service via le compte Google que vous avez créé précédemment. Sur demande, accédez au service en saisissant les données de connexion (e-mail et mot de passe) relatives à votre compte Google. Il ne vous reste plus qu’à attendre d’être connecté au service. Si vous avez terminé, découvrez maintenant ensemble les outils fournis par Google Drive. Si c’est la première fois que vous utilisez Google Drive, un court écran de tutoriel apparaîtra à la connexion pour expliquer certains détails techniques. Vous devez savoir que pour le stockage de photos et de documents, vous disposez de 15 Go d’espace de stockage en ligne gratuit.

Si vous êtes à court d’espace libre, vous pouvez l’étendre contre rémunération en vous abonnant au service Google One. Avec cet abonnement, en effet, vous pouvez obtenir un espace minimum de 100 Go et un espace maximum de 30 To. En plus de ceux indiqués, il y a d’autres projets pour Google One. L’utilité de Google Drive est que vous pouvez y télécharger des fichiers afin de créer des copies de sauvegarde accessibles en ligne depuis n’importe quel ordinateur et vous pouvez également créer des dossiers pour regrouper plusieurs éléments. Enfin, tous les fichiers téléchargés peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs de manière très simple. Une fois que vous avez terminé le tutoriel, appuyez sur le bouton « Go to Drive » pour continuer seul.

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Comment télécharger des fichiers et des dossiers avec Google Drive ?

Une fois que vous comprenez les caractéristiques techniques du service en général, vous voyez le premier outil utile de Google Drive : le service de téléchargement de fichiers et de dossiers. Pour partager des fichiers avec Google Drive, la première chose à faire est d’appuyer sur le bouton bleu « Nouveau » en haut à gauche. À ce stade, les choix sont donnés par le bouton Dossier (pour créer un nouveau dossier sur le disque dur de Google), Télécharger des fichiers (pour télécharger un fichier de votre ordinateur sur le disque dur de Google) et Télécharger un dossier (à utiliser pour télécharger directement un dossier de fichiers à stocker sur le disque dur de Google).

Sélectionnez l’option souhaitée en fonction de ce que vous devez effectuer (par exemple, télécharger un fichier ou un dossier) et attendez que le fichier ou le dossier soit téléchargé sur Google Drive. Pour télécharger des fichiers ou des dossiers avec Google Drive, vous pouvez également utiliser le glisser-déposer, qui consiste à cliquer sur un fichier depuis votre ordinateur puis à le faire glisser vers la zone centrale de Google Drive que vous avez ouverte via votre navigateur web. Lorsque le fichier (ou le dossier) s’est correctement chargé, il apparaît dans la section principale de Google Drive, celle qui s’appelle My Drive.

Comment partager des fichiers et des dossiers avec Google Drive ?

Une fois que vous avez téléchargé un fichier ou un dossier sur Google Drive, vous pouvez le partager avec d’autres utilisateurs. Localisez le contenu que vous avez téléchargé sur Google Drive et que vous souhaitez partager. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu des options de partage de Google Drive. Pour partager le fichier en question, cliquez maintenant sur l’élément Partager… (Symbole d’un petit homme). Sur l’écran qui s’ouvre, vous devez maintenant saisir le nom ou l’adresse électronique de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le dossier. Saisissez ensuite ces informations dans le champ de texte Personnes de l’écran Partager avec d’autres. Dans le menu latéral, cependant, notez le symbole du crayon. Si vous cliquez dessus, vous pouvez modifier certaines des options de partage, et vous pouvez choisir si la ou les personnes avec lesquelles vous allez partager des fichiers peuvent y apporter des modifications (peuvent les éditer) ou si vous voulez qu’elles n’aient que la possibilité de commenter (peuvent commenter) ou simplement de visualiser (peuvent visualiser). Lorsque vous avez terminé, confirmez vos choix en appuyant sur le bouton « Terminer ». Pour plus d’options de personnalisation pour les fichiers que vous souhaitez partager, cliquez sur l’élément Avancé en bas à droite. Vous disposez de quelques outils supplémentaires que vous pouvez voir sous Paramètres du propriétaire. En particulier, vous pouvez cocher la case Empêcher les éditeurs de modifier l’accès et d’ajouter de nouvelles personnes et/ou Désactiver les options de téléchargement, d’impression et de copie pour les commentateurs/spectateurs afin de restreindre certaines actions particulières dans le fichier que vous allez partager. Pour confirmer votre choix, appuyez sur le bouton Enregistrer les modifications. Veuillez toutefois noter que les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier sur Google Drive ne pourront le consulter et éventuellement le modifier qu’en se connectant au service de stockage dans le nuage via leur compte Google.

Vous souhaitez partager un fichier avec Google Drive mais vos collègues n’ont pas de compte Google ? Ne vous inquiétez pas, tout n’est pas perdu. Cliquez à nouveau sur le bouton de partage de fichiers en suivant les étapes dans les lignes précédentes et, dans l’écran Partager avec d’autres, cliquez sur Obtenir des liens partageables. Ainsi, toute personne en possession de ce lien pourra visualiser le fichier et éventuellement le modifier ou le télécharger. Tous les fichiers et dossiers partagés seront affichés sur l’écran principal de Google Drive (Mes lecteurs) mais seront également disponibles dans la section Partagé avec moi que vous pouvez trouver dans la barre latérale de Google Drive.

Comment fonctionnent la sauvegarde et la synchronisation ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur Backup and Sync, le client de bureau officiel de Google Drive qui vous permet de partager des fichiers avec Google Drive directement depuis votre ordinateur, alors prenez quelques minutes pour lire cette partie du tutoriel. La sauvegarde et la synchronisation est un outil très utile qui vous permet de synchroniser en ligne tous les fichiers de votre PC. Pour l’utiliser, vous devez vous connecter à cette page web et cliquer sur Télécharger la sauvegarde et la synchronisation, puis sur Accepter et télécharger. Une fois téléchargé, lancez le fichier en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur Oui si vous êtes invité à lancer le programme d’installation. Comme vous le remarquerez, le logiciel s’installe automatiquement et vous n’avez rien d’autre à faire que de cliquer sur le bouton « Démarrer ».

Pour installer Backup and Sync sur Mac, vous devez ouvrir le paquet dmg que vous avez téléchargé et le copier dans le dossier Applications de macOS, puis vous devez également le démarrer. Après cela, les autres processus sont les mêmes sur Windows et Mac. Une fois que vous aurez appuyé sur le bouton « Démarrer », vous devrez vous connecter à votre compte Google, en saisissant votre adresse électronique et votre mot de passe dans les champs de texte appropriés. Une fois que vous êtes connecté, appuyez sur le bouton Ok, cela vous ramènera à la section de l’écran Mon ordinateur portable, où vous pouvez choisir manuellement les dossiers à synchroniser en ligne sur Google Drive. Pour continuer, cliquez sur Suivant. Sur l’écran suivant, choisissez également si vous souhaitez synchroniser tous vos dossiers Google Drive ou seulement certains d’entre eux localement sur votre PC, puis cliquez sur Démarrer. Vous pouvez gérer ces préférences de synchronisation à tout moment en revenant à cet écran de sauvegarde et de synchronisation appelé Préférences.

Comment partager des fichiers avec la sauvegarde et la synchronisation ?

Maintenant que vous avez configuré la sauvegarde et la synchronisation sur votre PC ou Mac, il y a des moyens pour partager des fichiers sur Windows et Mac. A partir de Windows, appuyez sur l’explorateur Windows, cliquez sur Google Drive dans la barre latérale. sMaintenant que vous voyez tous les fichiers sur Google Drive, vous pouvez faire glisser le fichier sur votre PC dans la fenêtre Windows Explorer > Google Drive que vous avez ouverte. Une fois que le fichier est téléchargé dans le dossier du nuage, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Choisissez ensuite Google Drive, puis cliquez sur l’élément Partager dans le menu qui s’affiche à l’écran. Sur un Mac, pour accéder au dossier Google Drive où vous pouvez télécharger et partager des fichiers, vous devez cliquer sur l’icône du Finder qui est attaché au Dock, puis cliquer sur l’entrée Google Drive dans la barre latérale gauche de la fenêtre qui s’affiche.

Google Drive per Android e iOS

Vous pouvez également profiter des fonctionnalités de Google Drive sur votre smartphone ou tablette Android iOS en téléchargeant l’application depuis l’App Store ou Google PlayStore. Pour partager un fichier avec Google Drive via l’application Android et iOS, vous devez taper sur le fichier que vous souhaitez partager, puis sur l’icône avec le symbole à trois points en haut. Tapez maintenant sur l’élément, Ajouter des personnes dans le menu qui s’affiche, puis choisissez les personnes avec lesquelles vous voulez partager le fichier. Vous pouvez également rendre le fichier accessible à tous via l’élément Obtenir des liens. Une fois que vous avez fait cela, il vous suffit de suivre les instructions concernant la version web du service, pour profiter des autres fonctionnalités de Google Drive.